Ни одна компания не застрахована от визитов сотрудников Государственной инспекции труда. Чтобы достойно встретить инспекторов, нужно знать, что такое проверки, как они проводятся, что проверяется и каковы права и обязанности работодателя при проведении проверок.
В первую очередь необходимо подготовить документы и привести их в порядок для проверки инспекцией труда по охране труда. Какие документы проверяют инспекторы GIT, вы можете узнать из этой статьи.
Общие положения
Основные правила проведения проверок ЖКТ прописаны в ТК РФ. В зависимости от того, что проверяет инспекция труда и как проводятся проверки, они делятся на несколько типов:
Плановые проводятся практически во всех организациях каждые 3 года. Малые и средние предприятия составляют исключение, если они не задействованы в сферах медицины, теплоэнергетики, энергетики и социальной сферы.
Если компания — малое или среднее предприятие допустило нарушения в сфере трудовых отношений, она лишается права на освобождение от проверок.
Незапланированное может случиться в любой организации. Они инициируются обвинениями в нарушении прав рабочих со стороны работников, правоохранительных органов, средств массовой информации или обычных граждан. Если говорить о том, какие документы требует инспекция труда при проверке, то если она не запланирована, то проверяются моменты, по которым есть подозрения в несоблюдении закона.
Действие документального фильма обычно происходит на месте проверки. Необходимые справки запрашиваются по электронной почте или факсу, работодатель обязан предоставить их в течение 10 дней. При этом рабочие места не проверяются, проверяется только документация.
Общая информация о деятельности, проводимой в рамках проверки инспекции труда, изложена в отдельном материале.
На месте инспектор лично выезжает на предприятие, проверяет соблюдение норм охраны труда, оборудование рабочего места и необходимые документы.
Предварительные проверки проводятся в форме расследования. С ними можно пройти собеседование с сотрудниками предприятия и работодателя. Они инициируются, когда есть подозрение в несоблюдении прав работников, но нет достаточных оснований для внеплановой проверки.
Что проверяют при плановой и внеплановой проверках?
Основные полномочия ГИТ регулируются статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации. Конкретного перечня макулатуры нет, поэтому во избежание недоразумений лучше привести в порядок всю документацию, так или иначе связанную с трудовым законодательством.
Если вы готовитесь к приезду инспектора и не знаете, какие документы инспекция труда проверяет при плановой проверке, эта статья поможет вам разобраться с этой проблемой.
Что именно проверяет инспекция труда? Подробный ответ содержится в этой статье, рекомендуем вам прочитать.
По кадрам
Чаще всего проверка начинается со знания кадровой документации. Поэтому, когда возникает вопрос, какие документы нужны, в первую очередь их следует подготовить.
Основной перечень документов по персоналу:
- Отчетность по заработной плате.
- Договоры с сотрудниками.
- Учредительная документация.
- Карты рабочего времени.
- Штатный стол.
- Таблицы успеваемости (по заработной плате, по времени работы).
- Отпуск по болезни.
- Отпуск для рабочих.
- Персональные карты сотрудников.
- Трудовые книжки.
- Книги регистрации деловых книг.
- Особые положения (об аттестации сотрудников, уплате страховых взносов, защите личных данных).
- Результаты медицинских осмотров сотрудников.
Вся эта документация может не понадобиться, инспектор может провести выборочную проверку, но лучше не рисковать и тщательно подготовиться.
Согласно Постановлению Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года разработаны специальные формы ведения кадрового учета, на основании которых составляются документы по всем предприятиям, без привязки к форме собственности.
При оформлении кадровой документации необходимо учитывать не только то, какие документы проверяет инспекция труда при проверке, но и правильность их заполнения. Несоблюдение постановления Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г будет являться нарушением.
Внутренняя документация — перечень
Локальные внутренние акты могут включать положения о заработной плате и надбавках, правила труда, положения о защите личных данных и коммерческой тайны, коллективные договоры. Помимо того, что все эти документы должны быть заполнены по определенным формам, в них не должно быть никаких разногласий.
Вам также следует проверить эти документы на предмет несогласия с трудовыми договорами сотрудников. Любые неточности можно считать нарушениями.
Графики отпусков
Его необходимо ежегодно обновлять и предъявлять сотрудникам под роспись. Вы должны убедиться, что все сотрудники ушли в отпуск по плану и получили отпускные. Если один из сотрудников ушел в отпуск не в то время, необходимо внести соответствующие изменения.
Если работник не брал отпуск более 2 лет, это будет считаться серьезным нарушением его прав.
Планы отпусков на следующий год должны быть составлены до 15 декабря, то есть за 2 недели до конца текущего года.
Документы по зарплате
Согласно ТК РФ работники должны получать заработную плату 2 раза в месяц, если заработная плата выплачивается реже, это будет считаться нарушением. Кроме того, инспекторы обязательно обратят внимание на размер выплат, который не должен быть меньше минимальных сумм, установленных законом. Все выплаты сотрудникам должны регистрироваться — будь то зарплата, больничный или премии. Форма и размер оплаты в декларациях не должны отличаться от данных, указанных в договоре.
Также они могут проверять документы не только для работающих сотрудников, но и для тех, кто уже был уволен или самопроизвольно уволился, поэтому необходимо сохранять данные о договоренностях в случае увольнения сотрудника.
Справки и заявления от работников
Помимо основных кадровых документов, работодатель должен хранить декларации и справки, полученные от сотрудников. Это могут быть прошения об отставке, о предоставлении обычного и внеочередного отпуска. Также для проверки могут потребоваться: справка о беременности, справка о трудовой инспекции о наличии или отсутствии судимости.
По составу сотрудников
Эти документы включают трудовые книжки и личные бумаги работников. Составление и ведение трудовых книжек регулируется законом. В случае нарушения правил работодатель может получить штраф.
Персональные карты также заполняются по определенной форме (Форма № Т-2).
По охране труда
Помимо того, что нужно тщательно подготовить документы, которые проверяет инспекция труда на персонал, нужно обратить внимание на документацию по охране труда. Соблюдение техники безопасности на работе — один из основных вопросов, которыми руководствуется GIT.
Если возникает вопрос о том, что проверяется во внеплановом формате, наиболее частым ответом являются документы по охране труда. Между ними:
- Инструкции. Они составлены по специальным методическим рекомендациям, разработанным Минтрудом РФ. Эти инструкции являются обязательными местными актами. Эти документы должны быть известны каждому сотруднику под роспись.
- Документы сотрудников об обучении по охране труда и соответствующие инструкции.
Согласно статье 225 ТК РФ все работники и руководители предприятий должны пройти обучение и контроль знаний по охране труда. Для этого Министерство труда совместно с Министерством образования установили особый порядок обучения и контроля знаний.
Все учебные курсы и брифинги должны фиксироваться в специальном дневнике и подтверждаться подписями инструктора и инструктора. Хранение этих реестров, а также других документов, подтверждающих факт предоставления информации, регулируется законом. Несоблюдение требований по заполнению и хранению этих документов считается нарушением.
Результаты проверок
Если все документы для инспекции труда были в наличии и были правильно заполнены, и инспектор не обнаружил нарушений правил охраны труда, то по результатам проверки работодателю выдается акт о том, что нарушений не обнаружено. К сожалению, это случается нечасто.
В случае несогласия с результатами проверки работодатель вправе их оспорить. В этом случае первым шагом будет соответствующая регистрация в документе.
Если инспектор обнаружил несоответствия закону, результат проверки может быть следующим:
Исходя из практики, очень часто добросовестные работодатели получают на руки акт или приказ, при этом устранить нарушения и привести документы в порядок при инспекционной проверке не составит труда.
Полезное видео
Заключение
Аудит GIT — всегда волнующее событие для работодателя. Поскольку нет четкого перечня документов, которые необходимо проверить инспекцией по охране труда, на всякий случай необходимо подготовить все документы, связанные с кадровыми вопросами.
Если работодатель соблюдает все нормы законодательства, правильно ведет документацию, проверка инспектора госинспекции не станет неприятным сюрпризом и пройдет в спокойной обстановке.
