На основании накладных бухгалтер не только отменяет командировочные расходы сотрудников организации, на топливо, ремонт и запчасти, но и рассчитывает заработную плату водителя и другие выплаты, если работник использует себя в рабочем процессе. Узнать, как составляются накладные, какие последние новости об изменениях в новых формах накладных с 1 марта 2019 года, можно в этой статье.
Формы накладных
При оформлении накладных следует помнить, что существуют различные формы путевок на легковые и грузовые автомобили. Данные формы утверждены приказом Минтранса РФ от 28.07.2012 г. 457. В текущем году в указанный правовой акт внесены изменения.
Следует отметить, что законодательство не обязывает бизнес использовать утвержденные бумажные бланки. Организации имеют право самостоятельно разрабатывать модули.
Несмотря на вышесказанное, при разработке модуля он должен включать информацию о:
Требуются подробности
Несколько лет назад Минтранс РФ своим приказом указал, что каждый водитель обязан осуществлять контроль за состоянием вашего автомобиля.
Однако требуемого требования в документе не было, и это позволяло компаниям игнорировать указанное требование, что является незаконным. Теперь указанное требование считается обязательным. Необходимо только указать верную информацию о владельце автомобиля. Организации теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРП теперь больше не нужно пломбировать и штамповать часть заголовка. Компании уже разработали и утвердили унифицированные формы проездных билетов, пример составления (образец) можно скачать по ссылке выше. Организации, не использующие эти формы, должны проверить свои документы на соответствие новым требованиям.
Часто возникают спорные ситуации относительно того, какие юридические лица (транспортные организации или компании с транспортными средствами) должны соблюдать требования Министерства транспорта. Требования министерства распространяются на всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, даже если машина эксплуатируется только с целью реализации управленческих нужд.
В случае несоблюдения указанных правил дорожного движения компания рискует получить административный штраф (30 тысяч рублей). В случае расчета налога на прибыль затраты на бензин исключаются из налоговой базы.
Сотрудник, который обязан проверять состояние автомобиля, должен иметь соответствующую справку. Это должен быть механик или водитель. Если у организации нет такой должности, в сервисном центре проставляется необходимая отметка. С указанным центром заключается договор на обслуживание существующего автопарка.
Прохождение специальной подготовки необходимо самому индивидуальному предпринимателю, если он занимается перевозками. Если при предрейсовой проверке обнаружена неисправность, то отметку на накладной ставить не нужно. В этом случае автомобиль не имеет права выезжать.
Как заполнить
В соответствии с требованиями уполномоченного органа накладные должны быть оформлены на каждое отбывающее транспортное средство. Имя модуля содержит тип транспортного средства, которым может быть легковой или грузовой автомобиль.
В учетной политике прописано, как номера присваиваются пробелам. Следует отметить, что законодательство требует, чтобы учет выдачи путевок велся в специализированном журнале. Здесь сквозная нумерация соблюдается в течение 12 месяцев.
В зависимости от деятельности организации решается вопрос о сроках выдачи рассматриваемых листов. Если компания является транспортной, документ действителен 1 рабочий день. Для других компаний жестких ограничений нет. Документ может быть оформлен ежедневно или с периодом в один календарный месяц, что является максимальным сроком для выдачи проездных документов. Дата и время отправления и возвращения должны быть удостоверены личной подписью уполномоченного механика или водителя.
С этого года, если, например, в командировку на автомобиле могут отправиться более 2 работников, соответствующий документ выдается каждому водителю. В этом случае первый водитель, который покидает мастерскую первым, обязан внести необходимые показания и информацию в накладную, а другая информация о дате и времени прибытия и пробеге в конце рабочего дня вводится на бумаге водитель, вернувший машину на стоянку.
Следует отметить, что с этого года термин «постоянная парковка» больше не используется. Вместо этого следует использовать слово «парковка». Данные медицинских осмотров больше не подлежат гербовому заверению. Сотрудники, предоставляющие путевые листы, перед началом работы обязаны пройти медицинское обследование. Врач заверяет лист личной подписью. После поездки проверке подвергаются только автомобилисты, перевозящие пассажиров или опасные грузы. Компании часто нарушают это требование, поскольку не во всех организациях есть собственный поставщик медицинских услуг, который проводит медицинский осмотр. Чтобы избежать этого правонарушения, компания должна заключить договор на лечение с соответствующей организацией.
Табличный раздел накладной содержит информацию о поездке сотрудника. Кроме того, информация о:
Снятие печати В 2019 году организации (АО, ООО) вправе не использовать печать. Решение, принятое руководством этих компаний, фиксируется в их уставах.
Если в уставе корпорации указано, что юридическое лицо не использует печать, то печать не ставится ни на одну карту лиц этого юридического лица. Но если организация приняла решение об использовании печати, то ее следует ставить только на тех документах, на которых законом предусмотрена такая обязанность.
п. 12 приказа уполномоченного органа исключено упоминание штампа и печати предприятия, владеющего автомобилем. Данных, указанных в рассматриваемом документе, вполне достаточно для идентификации владельца автомобиля.
Следует помнить, что налоговые органы не имеют права исключать стоимость таких накладных из налоговой базы.
Новый модуль
Следует отметить, что законодательством предусмотрены обязательные правила составления накладной, которая составляется с помощью компьютера, либо компании могут составить рукописную версию рассматриваемого документа. Формы должны быть заполнены не более чем на 1 месяц. Компания несет ответственность за неправильное оформление документа.
Если сотрудники организации (такси, водители автобусов) используют свой транспорт в служебных целях, необходимо заполнить путевые листы, так как инспектор ГИБДД может наложить штраф за нарушение этого правила компании.
Итак, отсутствие накладной означает, что автомобиль не использовался для осуществления основной деятельности компании, и последняя несет ответственность за несоблюдение этого правила. Лист можно считать дефектным, если он содержит неверные данные, например, если не указан путь, даже если в документ включены все необходимые данные. Кроме того, если автомобиль эксплуатируется в особых условиях, необходимо также ввести коэффициент вариации нормы расхода топлива.
Во избежание проблем с налоговыми органами, которые после обработки накладных могут выявить несоответствия, сотрудники компании обязаны выдать каждому водителю накладную, которая должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства.
