Как делается опись документов?

Все компании, организации, частные и государственные, обязаны хранить и хранить документацию, относящуюся к их деятельности, в течение определенного периода.

Но такие документы невозможно сохранить и отправить без описи. Читайте дальше, чтобы узнать, как проводится инвентаризация.

Что такое опись и для чего она нужна?

Опись представляет собой бухгалтерский документ, отражающий нумерованный перечень соответствующих документов с обязательной фиксацией названия, индекса и даты создания.

Опись документов составляется только после прохождения соответствующего обучения, но до начала переплетных работ. Внутренняя инвентаризация требуется, если документация хранится в архиве для консервации. Инвентарь помогает организовать хранимую информацию и обеспечивает быстрый поиск необходимых документов.

Как составляется инвентаризация в 2021 году? Этот вопрос действительно важен, так как инвентаризация должна быть оформлена правильно, по правилам, установленным Коллегией Росархова от 06.02.2002.

Организации, выступающие источником комплектования государственного / городского архива, обязаны соблюдать эти правила при составлении описи. Для других организаций правила колледжа служат руководством.

Виды описи

В зависимости от назначения различают:

1. Инвентаризация ящиков постоянного хранения.
2. Опись ящиков временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
3. Описи документов, характерные для конкретных инстанций (правоохранительные, судебные органы и т.д.).
4. Инвентаризация персонала.

Согласно закону кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы отправляются в государственные органы или в архив.

Для некоторых документов законодательством предусмотрен обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, фото- и видеоматериалы — 5 лет.

Инвентаризация кейса — это не только самый важный, но и в некоторых случаях обязательный элемент офисной работы.

Во время проверки инспекция труда имеет право запросить определенные кадровые документы, которые по закону должны храниться у работодателя. Непредставление этих документов может повлечь за собой большой штраф.

Не только государство, но и частные компании обязаны описывать и сдавать документацию в архив. Для этого необходимо заключить договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно упростить и автоматизировать учет с помощью онлайн-сервисов, на которых все отчеты автоматически формируются, подписываются электронной подписью и отправляются онлайн.

Особенности составления описи документов

Перечень документов по делу осуществляется по единой форме, где обязательно указывается наименование организации. Заголовок отражает информацию, которая определяет принадлежность документов к определенной сфере деятельности (например, «Инвентаризация личных файлов сотрудников» и т.д.).

В описаниях не должно быть одинаковых заголовков. В первом случае вам нужно написать заголовок полностью, а затем заменить повторяющуюся часть словами «То же». Но каждый новый инвентарный лист начинается с указания полного названия.

Опись документов вставляется в комплект еще до переплета первого листа. Если дело уже подано, опись может быть вклеена внутри лицевой обложки дела.

Пронумерован ли инвентарь? Ответ однозначный: просьба. Для этого используются арабские цифры. Если в описи документации больше 1 листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, входящих в дело.

Последовательность составления описи дела следующая:

1. Серийный номер. Каждый документ нумеруется в порядке его позиции в файле.
2. Индекс документа. Роль указателя играет регистрационный номер документа. Если такового нет, этот документ регистрируется в описи под знаком «б / н».
3. Дата документа. Указывается дата регистрации или подписания документа должностным лицом.
4. Наименование документа.
5. Номера листов.
6. Примечание. В этом разделе указывается статус документа (включение в комплект или изъятие, замена оригинала копией и т.д.). В этом случае обязательно дать ссылку на соответствующий акт.
7. Финальная запись. Здесь указывается количество документов (цифрами и прописью), а также количество листов внутренней инвентаризации.
8. Подпись специалиста, составившего описи, и дату ее составления. Печать компании на бланке не требуется.

Кто должен составлять опись?

Ведение личных дел, как правило, является обязанностью сотрудников личного состава, поэтому составление описи также является их обязанностью.

Но в некоторых случаях инвентаризация может быть составлена ​​секретарем или руководителем компании. Здесь важно правильно заполнить документ: аккуратно и по форме.

Как составить опись документов личного дела?

На сегодняшний день нет единого и единого образца этого документа. Таким образом, организации могут выбрать один из двух способов:

Так или иначе, опись личных файловых документов должна включать в себя набор обязательной информации, такой как:

При условии инвентаризации:

Рекомендуется вводить основную информацию в документ в виде таблицы. Новые документы, поступающие в личное дело, также должны регистрироваться в описи, как и взятые из него или возвращенные.

Опись личного дела может быть составлена ​​вручную или распечатана на компьютере на чистом листе формата А4 или фирменном бланке.

Обычно на каждый случай составляется 1 экземпляр описи, но если работник просит предоставить ему копию, работодатель не имеет права отказать в этом.

Инвентарь можно наклеить на обороте титульного листа папки или просто вложить в него.

Опись документов для передачи другой организации

Многие крупные компании и организации при заключении договоров с контрагентами требуют предоставления полного пакета документов вместе с их инвентаризацией. Эту посылку можно отправить по почте, курьером, поэтому есть вероятность потерять переданные документы.

Во избежание недоразумений при передаче документов в другую организацию рекомендуется составлять описи за подписью уполномоченного лица.

В этом случае инвентаризация проводится очень просто: указывается название отправляющей организации, пронумерованы все вложения, записано количество листов. Таким образом можно избежать необоснованных претензий и обвинений в непредоставлении необходимой документации и сокрытии информации.

Опись документов для почты

Для составления описи отправления используется форма 107. Опись приложений включает характеристику стоимости отправления и проводится в случае отправки посылок, ценностных писем, посылок. Отправитель заполняет 2 формы для списка вложений.

Каждый модуль указывает:

После заполнения формы инвентаризации почтальон должен поставить на ней календарный штамп и подпись. Один экземпляр формы доставляется отправителю, а другой прилагается к почтовому сообщению.

Опись документов для налоговой

Данная инвентаризация составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к указанным в ней документам.

Налоговая служба вправе запросить у налогоплательщика определенный пакет документов для контроля расчета налоговой базы. Документы обычно требуются на определенный срок, который необходимо указать в запросе.

Опись для Агентства по доходам составляется на стандартном листе или на бланке налогоплательщика. В левом углу — дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

Основной текст должен включать номер и дату запроса, отправленного налоговой инспекцией. Перед каждым перечисленным документом указывается количество листов и копий, обратите внимание, оригинал это или копия. Опись подписывается работодателем налогоплательщика.

После передачи документов налоговый инспектор должен потребовать квитанцию, подтверждающую получение, заверенную подписью и печатью. За непредставление необходимых документов налогоплательщик рискует получить штраф (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).

Опись документов для ФСС

Опись отправляется в кассу социального страхования для выплаты пособий работникам. При подаче в ФСС документации о назначении сотрудникам льгот и выплат бухгалтер обязан составить и составить опись соответствующих документов.

Опись для ФСС — это обязательный реестр, который строго заполняется по форме, утвержденной Приказом ФСС № 578 от 24 ноября 2017 г.

Журнал состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части собрана информация об учреждении:

Табличная часть состоит из 5 столбцов, в которые вставлены:

В столбце «Типы платежей» указывается определенный код, соответствующий цели услуги, например:

Кроме того, в таблице фиксируются все документы, на основании которых была присуждена социальная помощь, и общее количество страниц для каждого сотрудника.

Реестр подписывается руководителем организации с указанием даты составления описи и печати юридического лица. Необходимо указать контактный телефон исполнителя или подрядчика.

Опись для передачи в архив

Опись архива составляется в 2-х экземплярах: первый остается в организации, второй отправляется в архив. Все объемы документов, переданных в архив, входят в список доставки. В описи указывается номер каждого тома, количество листов и сроки их выполнения.

Этот инвентарь состоит из нескольких разделов:

Опись постоянного хранения составляется в 1-4 экземплярах. Каждый годовой раздел этой инвентаризации подлежит утверждению, процедура которого состоит из следующих этапов:

1. Опись подписывается ответственным за архив и сотрудником, заполнившим форму.
2. На втором этапе экспертиза проводится экспертной комиссией.
3. Кроме того, архивная комиссия проводит анализ описи.
4. Документ утверждается руководителем организации.

Если инвентарь неполный, архивировать его не нужно; его следует хранить в папке со строками. По окончании инвентаризации составляется итоговый отчет. Инвентаризация считается завершенной, если количество записей достигло 9999.

Обязательной составляющей заполненной описи является титульный лист, на котором фиксируются следующие данные:

Завершенный инвентарь переплетается или сшивается.

Опись на уничтожение

Документы, которые больше не несут ценности для организации и с истекшим сроком хранения, включаются в инвентарь для уничтожения. Если бизнес-данные определенного отдела вводятся в инвентаризацию, они пишут название этого подразделения вверху формы инвентаризации.

Если несколько обращений имеют одинаковый заголовок, они вводятся в форму под общим заголовком с указанием количества обращений. Данные обложки ящиков, подлежащих уничтожению, также вводятся в форму инвентаря.

Опись подписывается сотрудником, участвующим в экспертизе. Кроме того, он анализируется экспертной комиссией компании или организации; протокол собрания составляется в обязательном порядке.

Впоследствии инвентарь и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения зафиксирован.

Опись изъятых документов

Для этого инвентаря форма № ММ-3-06 / 338, утвержден постановлением правительства 31 марта 2007 года. В верхнем углу формы указывается наименование организации, ее ИНН / КПП. Ниже приводится список изъятых документов и общее количество листов.

Опись подписывается должностным лицом, производившим изъятие, и другими лицами, присутствовавшими во время этой процедуры.

Опись составляется в 2-х экземплярах: первый получает организация, у которой были изъяты документы, а второй остается у сотрудников полиции или налоговой службы, осуществивших изъятие. К описи изъятия могут быть приложены фото- или видеоматериалы.

Поэтому инвентаризация — важный документ, обеспечивающий бухгалтерскую и информационную безопасность.