В любой сфере деятельности периодически проявляется так называемый человеческий фактор. Не является исключением и порядок расчета заработной платы, в ходе которого иногда допускаются ошибки. В одном случае работнику могут платить меньше, чем он должен, в другом, наоборот, может быть произведена переплата. Итак, можно ли вернуть переплаченные средства? Как все правильно организовать? Что делать, если сотрудник увольняется?
Можно ли это сделать по закону?
Сразу отметим, что работодатель не всегда имеет право удерживать сверхнормативную заработную плату. Действующее законодательство содержит закрытый список ситуаций, когда это возможно.
Следовательно, в соответствии с частью 4 статьи 137 ТК РФ возврат части заработной платы может быть осуществлен при наличии одного из следующих обстоятельств:
Возможно, вам будет интересна следующая информация: Можно ли выплачивать зарплату раньше положенного срока?
Во всех остальных случаях работодатель не сможет вернуть переплаченные средства.
Ошибка подсчета указывает на любую ошибку арифметических вычислений, возникшую по разным причинам (сбой программы, использование неверного коэффициента при вычислении и т.д.). Такое объяснение содержится в письме Федеральной службы по охране труда от 1 октября 2012 г. 1286-6-1.
Инструкция, как взыскать лишнюю зарплату
Итак, если работнику выплачена зарплата больше, чем он должен, работодатель должен действовать в соответствии со следующими инструкциями.
Шаг 1: Прежде всего, необходимо установить характер допущенной ошибки. Для этого собирается специальная комиссия, состоящая из сотрудников организации. Обычно в него входят:
- Директор компании.
- Ответственные человеческие ресурсы.
- Кассир, выдавший зарплату.
Члены комиссии определяют характер ошибки, в результате которой сотруднику была выплачена переплата. В этом случае по окончании расследования составляется конкретный документ, в котором отражается причина ошибки расчета.
Шаг 2: Перед тем как списать с сотрудника денежные средства, вы должны сообщить ему об этом. Для этого отправляется письменное уведомление, в котором отражается следующая информация:
- Причина долга.
- Возвращаемая сумма.
- Срок действия.
Шаг 3: Если сотрудник соглашается на вычет из его зарплаты, он должен написать заявление о согласии на имя генерального директора. Если лицо не желает возвращать переплату, работодатель, руководствуясь статьей 248 ТК РФ, вправе обратиться в суд с соответствующей жалобой.
Шаг 4: После того, как сотрудник дал письменное согласие, необходимо подготовить приказ от имени руководителя организации об удержании переплаченной заработной платы.
Шаг 5: На основании приказа бухгалтер удерживает средства и оформляет эту процедуру с соответствующими записями.
Сумма, подлежащая возврату, не должна превышать 20%, а в некоторых случаях, требуемых законом, 50% заработной платы за данный месяц. Это правило закреплено в статье 138 ТК РФ.
Заявление (согласие) сотрудника на возврат суммы: образец
Следует отметить, что единой официально утвержденной модели написания такой декларации пока не разработано. Обычно он оформляется в произвольной форме, но обязательно должен включать в себя следующие элементы:
- Заголовок документа — находится в правом верхнем углу. Здесь необходимо указать ФИО и должность руководителя организации-работодателя, а также сотрудника, с которого производится удержание.
- Название карты — в центре написано слово «Выписка».
- Тело документа: в этом разделе сотрудник должен написать, что не возражает против удержания из его заработной платы. В этом случае необходимо указать: месяц, за который будет производиться возврат; размер удержания; причина просчета.
- Конец документа — после текста заявления сотрудник должен указать дату составления и свою подпись.
Оформление проводок
Как отмечалось ранее, после того, как бухгалтер получил распоряжение об удержании от генерального директора организации, он должен провести соответствующие бухгалтерские проводки.
Следует отметить, что транзакции будут отличаться в зависимости от способа возврата переплаченных средств. Здесь возможен один из следующих вариантов.
Возмещаемая сумма может быть вычтена из последующей заработной платы сотрудника — в этом случае необходимо оформить следующие счета-фактуры:
Если вас интересует вопрос регистрации просроченных компенсаций по заработной плате, рекомендуем ознакомиться с данным материалом.
Сотрудник может самостоятельно внести переплаченные деньги в кассу организации — при использовании этой опции бухгалтер должен будет исправить ранее составленные записи. Итак, в этом случае корреспонденция счетов будет следующей:
Работодатель имеет право взыскать излишки с допустившего ошибку бухгалтера.
Если работник уже уволился
Действующее законодательство не запрещает работодателю возвращать переплаченные деньги, если конкретное лицо больше не работает на него.
решить возникшую проблему можно одним из следующих способов:
- Вы можете связаться с бывшим сотрудником и попробовать договориться с ним о добровольном возврате излишне уплаченных средств.
- Если бывший сотрудник не желает выходить на связь и возвращать излишек заработной платы, единственный выход — обратиться к работодателю в суд.
- Простить образовавшуюся задолженность, списав ее за счет организации (Дт 91).
Вне зависимости от того, работает человек в организации или нет, порядок оформления взыскания сверхнормативной заработной платы будет одинаковым, то есть также необходимо будет составить акт об обнаруженной ошибке, а также сообщить бывшему сотруднику в пишу.
Рассматриваем на примере
Чтобы понять, как удерживать лишние зарплаты, а также фиксировать их в бухгалтерском учете, рассмотрим конкретный пример.
Так, сотруднику отдела продаж ООО «Электромаш» — Петрову И.С в марте 2018 начислена и выплачена дополнительная сумма заработной платы. Итак, он получает 25000 рублей зарплаты, после удержания НДФЛ (3250 рублей) ему должны были заплатить 21 750 рублей, а на самом деле эта сумма составляла 22 750 рублей. Была переплата 1000 руб.
Сотрудник был проинформирован об инциденте и дал письменное согласие на удержание излишков из его следующей зарплаты (апрель). Его зарплата одинакова каждый месяц. Соответствующее распоряжение было подготовлено генеральным директором ООО «Электромаш», согласно которому бухгалтер сделал следующие записи:
Полезное видео
Заключение
Таким образом, работодатель имеет законное право удержать излишне выплаченную работником заработную плату. Однако сделать это можно только при наличии одной из причин, предусмотренных ТК РФ. Удержание может производиться как с согласия работника, так и в судебном порядке (если он отказывается вернуть лишнюю сумму).
