Иногда возникают ситуации, когда бухгалтер по ошибке платит сотруднику больше, чем положено. Причем причины могут быть самые разные, начиная от начисления дополнительного бонуса и заканчивая элементарным арифметическим просчетом. Однако не во всех случаях можно будет вернуть лишнюю сумму.
Итак, когда это возможно и что об этом говорится в действующем трудовом законодательстве?
В каких случаях это возможно?
Статья 137 ТК РФ предусматривает лишь отдельные случаи, когда работодатель имеет право взыскать с работника сверхнормативную заработную плату. Следовательно, к ним относятся:
Возможно, вам будет интересна следующая информация: Можно ли выплачивать зарплату раньше положенного срока?
Итак, если с двумя последними пунктами все предельно ясно, часто возникают вопросы по первому. Дело в том, что в законодательстве отсутствует трактовка понятия «ошибка счета». При этом, как показывает судебная практика, под этим термином понимается любой арифметический просчет, опечатка или опечатка, в том числе ошибка, возникшая в результате сбоя программы и т.д. (Определение ВС РФ от 20 января 2012 г. № 59 — В11-17).
Общая сумма удержания не должна превышать 20% от заработной платы (в некоторых случаях, предусмотренных законом, допускается 50%). Это условие отражено в статье 138 ТК РФ.
Процедура возмещения начисленной суммы в кассу
В случае возмещения переплаты через кассира организации действия работника и работодателя должны соответствовать следующим инструкциям.
Шаг 1: Сначала работодатель должен установить причину переплаты. Для этого формируется специальная комиссия и готовится акт об ошибке в расчете заработной платы.
Шаг 2: Затем сотрудника необходимо проинформировать о том, что он задолжал компании. На ваш адрес будет отправлено письменное сообщение с указанием:
- Ошибка, из-за которой произошла переплата.
- Сумма долга.
- Период времени, в течение которого сотрудник должен выплатить компенсацию.
Шаг 3: Получив уведомление от работодателя, работник должен написать заявление о согласии на взыскание переплаты (если он не возражает против этой процедуры). В противном случае разрешить дело можно будет только в суде.
Заявление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должно быть указано, что работник не возражает против удержания сверхнормативной заработной платы.
Шаг 4: Следующим шагом является оформление соответствующего приказа от имени руководителя организации-работодателя. Этот документ должен отражать следующую информацию:
- Цель заказа (возврат излишне уплаченных средств).
- Ссылка на письменное согласие сотрудника.
- Распоряжение бухгалтеру: о удержании (с указанием суммы и месяца, в котором он должен быть произведен) и внесения исправлений в бухгалтерский учет.
В приказе помимо подписей генерального директора и бухгалтера должна быть подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
Шаг 5: Затем вы должны вернуть сумму превышения заработной платы кассиру организации.
Шаг 6: После того, как сотрудник вернул денежные средства, бухгалтер оформляет соответствующие записи и вносит необходимые исправления в бухгалтерский учет.
Оформление акта работодателем
Как отмечалось выше, в первую очередь работодатель должен определить характер допущенной ошибки при начислении заработной платы, а также определить, может ли она быть основанием для удержания по ТК РФ.
Для этого назначается специальная комиссия, членами которой, как правило, являются:
- Главный управляющий.
- Начальник отдела кадров.
- Кассир, выдавший зарплату.
По результатам расследования о выявленной ошибке, допущенной при расчете заработной платы, составляется акт. Он включает следующие разделы:
- «Заголовок» документа: вверху пишется полное название организации, название документа и дата его составления.
- Основная часть: Здесь последовательно представлена следующая информация: кем была обнаружена ошибка (ФИО и место нахождения); за кого (ФИО и должность сотрудника) и в каком месяце была произведена переплата; подробное описание допустимого просчета; размер возникшей переплаты; подтверждение факта ошибки членами комиссии.
- Конец документа: в конце он должен быть подписан главным бухгалтером и всеми членами комиссии.
Составляем проводки
Возврат излишков в кассу оформляется следующими записями:
Ошибка по вине сотрудника
Следует отметить, что начисленная и излишне выплаченная заработная плата считается материальным ущербом, причиненным работодателю. В связи с этим руководство организации имеет полное право взыскать с бухгалтера, допустившего ошибку, сумму переплаты (ст. 238 ТК РФ).
Важную роль играет договор о полной материальной ответственности, заключенный с допустившим ошибку сотрудником. В этом случае работодатель может удержать полную сумму ущерба. Однако в соответствии с Приказом Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. 85, данный договор можно заключить только с кассиром.
Если переплата произошла по вине бухгалтера, он будет нести материальную ответственность только в пределах своей среднемесячной заработной платы (ст. 241 ТК РФ).
Как взыскать зарплату с бухгалтера?
Итак, взыскание излишне выплаченной правонарушителем заработной платы осуществляется следующим образом:
- В первую очередь, приказом генерального директора назначается комиссия, которая определяет причину и размер превышения.
- Затем бухгалтер должен написать пояснительную записку на имя руководителя организации.
- После этого составляется акт об ошибке при начислении заработной платы.
- Выдается приказ о удержании суммы переплаты у бухгалтера, в связи с которым была допущена ошибка.
- Виновная сторона должна возместить причиненный ущерб.
Перерасчет после увольнения
Даже если работник, в пользу которого была произведена доплата, увольняется, работодатель все равно имеет право взыскать с него лишнюю сумму. Однако здесь могут возникнуть некоторые трудности. В частности, если бывший сотрудник уехал из страны, возврат переплаченной заработной платы может быть значительно задержан или не возвращен вовсе.
У работодателя есть три варианта:
- Вы можете связаться с уволенным сотрудником и попытаться договориться с ним о добровольном возмещении.
- Свяжитесь с судебной властью с особым меморандумом. Этот вариант актуален, если сотрудник категорически не хочет выходить на связь.
- Работодатель может просто списать задолженность по расходам организации.
В этом случае в любом случае необходимо будет составить акт об обнаруженной ошибке, а также отправить уведомление бывшему сотруднику, имеющему задолженность (в первом и втором вариантах).
Действия работника
Получив уведомление о необходимости возврата переплаченных денежных средств, бывший сотрудник может выбрать один из следующих путей:
Полезное видео
Заключение
При наличии законных оснований работодатель имеет полное право потребовать от работника вернуть ему излишне уплаченные средства. Кроме того, это может быть сделано как с согласия работника, так и в принудительном порядке через суд. Кроме того, руководство может привлечь к финансовой ответственности самого бухгалтера, через которого произошла переплата.
